Laatst bijgewerkt: 20 mei 2021

Penthecilia B.V.
Tuinlaan 24
3111 AT Schiedam

KvK nummer: 55389724
Hierna te noemen: gebruiker

Artikel 1 Algemeen + definities

1. In deze voorwaarden worden de hierna gebruikte begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd: Penthecilia B.V. is een besloten vennootschap en als zodanig aangeduid als zijnde de “gebruiker”. De opdrachtgever: iedere natuurlijke- of rechtspersoon die met Penthecilia een overeenkomst aangaat.
2. Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen gebruiker en opdrachtgever waarop gebruiker deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
3. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met gebruiker, voor de uitvoering waarvan derden dienen te worden betrokken.
4. Eventuele afwijkingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien dit uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
5. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
6. Indien een of meerdere der bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Gebruiker en opdrachtgever zullen als dan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigden bepalingen overeenkomen, waarbij indien en voor zoveel mogelijk tot doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht wordt genomen. (zie ook: Artikelsgewijs toelichting onder 1)
7. Werkdagen: alle dagen met uitzondering van 1 januari, 2e Paasdag, Hemelvaartsdag, 2e Pinksterdag, 1e en 2e Kerstdag, de dagen die door de Overheid tot nationale feestdagen zijn of worden geproclameerd en de dag, waarop de verjaardag van H.M. de Koning officieel wordt gevierd. Voor deze dagen worden andere tarieven gehanteerd. Dagen: alle kalenderdagen.

Artikel 2 Aanbiedingen en offertes

1. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod een termijn voor aanvaarding is genoemd.
2. De door gebruiker gemaakte offertes zijn vrijblijvend; zij zijn geldig gedurende 20 dagen, tenzij anders aangegeven. Gebruiker is slechts aan de offerte gebonden indien de aanvaarding hiervan door de wederpartij schriftelijk binnen 20 dagen wordt bevestigd, tenzij anders weergegeven.
3. De prijzen in de genoemde aanbiedingen en offertes zijn, excl. BTW en andere heffingen van de overheidswege, alsmede eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, waaronder verzend- en administratiekosten en reiskosten tenzij anders aangegeven.
4. Indien de aanvaarding (op ondergeschikte punten) afwijkt van het in offerte opgenomen aanbod is gebruiker daaraan niet gebonden. De overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij gebruiker anders aangeeft.
5. Een samengestelde prijsopgave verplicht gebruiker niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
6. De prijzen zijn gebaseerd op het moment van de aanbieding of offerte geldende tarieven en op een schatting van de te verrichten werkzaamheden; de gebruiker behoudt zich het recht de opgegeven prijs met 10 % te overschrijden, mits zij die overschrijding met urenstaten kunnen rechtvaardigen
7. Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
8. Het gebied van de opdracht wordt bepaald door de in de offerte of het contract opgenomen omschrijving van de werkzaamheden, inclusief de wijzigingen die naderhand in overleg worden aangebracht. De eventuele kosten van een wijziging zullen in overleg met de opdrachtgever worden doorberekend en schriftelijk worden bevestigd.
9. Opdrachtgever is gehouden Penthecilia tijdig alle (nadere) informatie te verstrekken welke redelijkerwijze in verband met de correcte uitvoering van de opdracht van belang kan zijn.

Artikel 3 Uitvoering van de overeenkomst

1. De gebruiker zal zich volledig inzetten voor het bereiken van het resultaat dat aan de opdracht als doelstelling verbonden is, maar garanderen dat resultaat niet.
2. De opdracht zal worden uitgevoerd binnen de in overleg met opdrachtgever in de overeenkomst vermelde (geschatte) termijn, tenzij zulks onmogelijk blijkt. Indien overschrijding van de termijn dreigt, heeft de gebruiker de plicht zo spoedig mogelijk met de opdrachtgever te overleggen. De gebruiker zal niet door enkel verstrijken van de termijn zonder ingebrekestelling in verzuim zijn.
3. Met het aanvaarden van de opdracht verbindt de gebruiker zich tot niet meer dan bij het uitvoeren van de opgedragen werkzaamheden te streven naar een voor opdrachtgever bruikbaar resultaat.
4. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft de gebruiker het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door ‘derden’. Deze personen blijven onder de verantwoordelijkheid en leiding van Penthecilia.
5. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan gebruiker aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan gebruiker worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan gebruiker zijn verstrekt heeft gebruiker het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en /of de uit de vertraging voortvloeiende kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
6. Opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen dat de gebruiker (of diens personeel) wordt voorzien van kantoorruimte en overige faciliteiten die naar het oordeel van de gebruiker noodzakelijk of nuttig zijn om de overeenkomst uit te voeren en die voldoen aan alle daaraan te stellen (wettelijke) vereisten. Hieronder wordt onder meer begrepen het gebruik van computer, telefoon- en internet faciliteiten, kennis van vooraf gestelde werkprocedures en toegang tot de digitale werkomgeving van de instelling /opdrachtgever en indien gewenst EPD (medische dossiers). Toegang verkrijgen tot medische dossiers gebeurt onder strikte voorwaarden en conform AVG en de richtlijnen en SOP’s van de opdrachtgever. Met betrekking tot beschikbaar gestelde (computer)faciliteiten, is opdrachtgever verplicht voor continuïteit zorg te dragen onder meer door middel van afdoende back-up, veiligheid en viruscontrole procedures.
7. Gebruiker is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat gebruiker is uitgegaan van door opdrachtgever verstrekte onjuistheden en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor gebruiker kenbaar behoorde te zijn.
8. Opdrachtgever vrijwaart gebruiker voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en welke aan opdrachtgever toerekenbaar is tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de gebruiker.
9. Gebruiker bepaalt de wijze waarop en door welke medewerk(st)er(s) de verleende opdracht wordt uitgevoerd, doch neemt daarbij de door opdrachtgever kenbaar gemaakte eisen zoveel mogelijk in acht. Indien in de opdrachtbevestiging (een) medewerker(s) met naam word(t)(en) genoemd, zal gebruiker zich inspannen om te bewerkstelligen dat de betreffende medewerker(s) gedurende de gehele looptijd van de opdracht beschikbaar blijft (blijven) voor het verrichten van de werkzaamheden. Niettegenstaande dit voorgaande heeft gebruiker het recht om dergelijke medewerkers na overleg met opdrachtgever te vervangen.

Artikel 4 Prijs en Betaling

1. Partijen kunnen bij het tot stand komen van een overeenkomst een vast honorarium overeenkomen
2. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen wordt het honorarium vastgesteld op grond van werkelijk gewerkte uren. Het honorarium wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven van de gebruiker, geldende voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht.
3. De eventuele kostenramingen zijn exclusief BTW. Over het uur honorarium wordt geen BTW berekend. Conform art. 11 van de wet op de omzetbelasting is Penthecilia B.V. niet BTW plichtig verklaard. Werkzaamheden vallen binnen de definitie van “patiëntenzorg”.
4. Het honorarium van gebruiker is exclusief onkosten (o.a. reiskosten/hotelkosten) en exclusief declaraties van door gebruiker ingeschakelde derden.
5. De verschuldigde kosten en het verschuldigde honorarium zullen maandelijks of per kwartaal in rekening worden gebracht indien er sprake is van een looptijd van 2 of meer maanden.
6. De gebruiker behoudt zich het recht te allen tijde vooruitbetaling te verlangen tot 30% van de aanneemsom bij opdracht.
7. Opdrachtgever is verplicht tot betaling in de overeenkomst genoemde valuta zonder beroep op vermindering of verrekening binnen 24 dagen na de factuurdatum en tot betaling van zowel de wettelijke rente als de kosten van vordering indien de opdrachtgever na ten minste éénmaal te zijn aangemaand deze betalingstermijn van 24 dagen overschrijdt. De incassokosten worden berekend overeenkomstig het incassotarief zoals door de Nederlandse Orde van Advocaten in incassozaken worden geadviseerd.
8. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de opdrachtgever zijn de vorderingen van gebruiker op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 5 Opzegging

1. Beide partijen kunnen de overeenkomst te allen tijde per aangetekend schrijven opzeggen, met inachtneming van een maand opzegtermijn.
2. Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door opdrachtgever of sprake is van onverwachte (tijdelijke) uitval of staken van de werkzaamheden, heeft gebruiker recht op compensatie vanwege het daardoor ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan gebruiker zijn toe te rekenen. Voorts is opdrachtgever als dan gehouden tot betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden. De voorlopige resultaten van de tot dan toe verrichte werkzaamheden zullen dan ook onder voorbehoud ter beschikking worden gesteld aan opdrachtgever. Indien de overdracht van de werkzaamheden voor gebruiker extra kosten met zich meebrengt, worden deze aan opdrachtgever in rekening gebracht.
3. Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door gebruiker, zal gebruiker in overleg met opdrachtgever zorgdragen voor overdracht van nog te verrichten werkzaamheden aan derden, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan opdrachtgever toerekenbaar zijn.

Artikel 6 Opschorting en ontbinding

1. Gebruiker is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien: – Opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet of niet volledig nakomt. – na het sluiten van de overeenkomst gebruiker ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen. In geval er goede grond bestaat te vrezen dat de opdrachtgever slechts gedeeltelijk of niet behoorlijk zal nakomen, is de opschorting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming haar rechtvaardigt. – opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is.
2. Voorts is gebruiker bevoegd de overeenkomst te (doen) ontbinden indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de overeenkomst onmogelijk of naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet langer kan worden gevergd dan wel indien zich anderszins omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet mag worden verwacht.
3. Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van gebruiker op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Indien gebruiker de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en overeenkomst.

Artikel 7 Aansprakelijkheid

1. Indien gebruiker aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.
2. Indien gebruiker aansprakelijk is voor directe schade, dan is die aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag van de door de assuradeur van gebruiker te verstrekken uitkering, althans tot maximaal tweemaal het declaratiebedrag, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
3. In afwijking van hetgeen onder artikel 7.2 is bepaald, wordt bij een opdracht met een langere looptijd dan zes maanden, de aansprakelijkheid verder beperkt tot het over de laatste zes maanden verschuldigde honorarium gedeelte.
4. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: – de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden; – de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van gebruiker aan de overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan gebruiker toegerekend kunnen worden; – redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
5. Gebruiker is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
6. De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid voor directe schade gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van gebruiker of zijn ondergeschikten.

Artikel 8 Internet gebruik

1. Tijdens de uitvoering van de opdracht zullen Opdrachtgever en gebruiker op verzoek van één van hen door middel van e-maiI met elkaar kunnen communiceren. Zowel gebruiker als opdrachtgever erkennen dat aan het gebruik van elektronische mail risico’s kleven zoals – maar niet beperkt tot vervorming, vertraging en virus. Opdrachtgever en gebruiker stellen hierbij vast jegens elkaar niet aansprakelijk te zullen zijn voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van e-mail. Zowel Opdrachtgever als gebruiker zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s. In het geval van twijfel inzake de juistheid van de door Opdrachtgever of gebruiker ontvangen mail, is de inhoud van de door de verzender verzonden mail bepalend.
2. Gebruiker is conform de vereiste van de AVG beschermd tegen hackaanvallen. 

Artikel 8 Geheimhouding

1. Beide partijen en de door gebruiker ingezette medewerk(st)er(s) zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
2. Indien, op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak, gebruiker gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derden mede te verstrekken, en gebruiker zich ter zake niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, dan is gebruiker niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is de wederpartij niet gerechtigd tot ontbinding van de overeenkomst op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.
3. Gebruiker behoudt zich alle rechten van intellectuele eigendom voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van intellectuele eigendom heeft of geldend kan maken.

Artikel 9 Annulering

1. Indien de uitvoering van een opdracht voor de overeengekomen aanvangsdatum door de opdrachtgever wordt geannuleerd is de opdrachtgever de hierna te noemen percentages van het overeengekomen totaalbedrag, is het overeengekomen uurtarief vermenigvuldigt met de geschatte tijdsinvestering, verschuldigd: bij annulering 1 maand voor aanvangsdatum: 30% van het overeengekomen totaalbedrag. Bij annulering minder dan 1 maand voor aanvangsdatum: 50% van het overeengekomen totaalbedrag.
2. Reeds gemaakte kosten ter voorbereiding van de opdracht inclusief het opstellen van de offerte c.q. het contract worden in rekening gebracht aan de opdrachtgever die een opdracht annuleert.

Artikel 10 Geschillen

1. De rechter in de vestigingsplaats van gebruiker (Rotterdam) is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij de kantonrechter bevoegd is. Niettemin heeft gebruiker het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing
2. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.

Artikel 11 Toepasselijk recht

1. Op elke overeenkomst tussen gebruiker en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

Artikel 12 Wijziging en vindplaats van de voorwaarden

1. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd ten kantore van de Kamer van Koophandel te Rotterdam.
2. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie c.q. de versie zoals die gold ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst.